El Condominio y su presupuesto de efectivo

C.P. y Lic. Eduardo Castañón Suárez

C.P. Mario Alberto Ramos Bahena

En entregas anteriores vimos los presupuestos de ingresos[1] y egresos[2] para el Condominio. De ambos planes financieros detallamos su definición, estructuración y sus recomendaciones de control interno.

Sin embargo, en el campo de la administración condominal, no basta contar con planes que detallen las estimaciones de los ingresos a recibir y de los gastos a ejercer en un determinado periodo de tiempo, si dichos planes no se combinan en otro plan financiero que estime las entradas y salidas reales de efectivo. Esto es, los presupuestos de ingresos y egresos únicamente expresan y pronostican unidades monetarias a suceder, mientras que, el presupuesto de efectivo pronostica la realización (cobro o pago) de estas unidades monetarias.

Con base en lo anterior, podemos decir que el presupuesto de efectivo es un plan financiero a través del cual se estima la conversión de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos en fuentes reales de efectivo, para un ente público, privado o social, dentro de un periodo de tiempo determinado.

Como herramienta financiera, el presupuesto de efectivo ayuda al Administrador del Condominio y al Comité de Vigilancia, a la toma de decisiones adecuadas frente a la necesidad de disponer inmediatamente de efectivo para atender tareas habituales y urgentes en la conservación y mantenimiento de las áreas comunes. 

Desde luego, hay que tomar en cuenta que la elaboración del presupuesto de efectivo no es una tarea sencilla para los órganos de administración y control del Condominio, ya que se requiere de conocer e identificar a tiempo, eventos  internos y externos que pueden influir en el flujo de efectivo, tales como: la inadecuada política de cobranza y por consiguiente la generación de cartera vencida de difícil recuperación, la inflación, el nivel de ocupación de las áreas comunes en temporadas  vacacionales o días de asueto, indemnizaciones laborales imprevistas u otros gastos forzosos imprevistos, etcétera.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo del condominio, no solo tiene la función de prever sobre la realización o materialidad monetaria de un hecho económico; sino que también se convierte en un medio de control para evaluar el desempeño de la administración del Condominio, específicamente la capacidad del Administrador para fungir como un verdadero gestor y estratega financiero.

Así las cosas, en la práctica condominal, al propietario de una unidad privativa, independientemente del control de los ingresos y egresos mediante el seguimiento al presupuesto correspondiente, le interesa saber sobre el rendimiento, uso y destino de su cuota de mantenimiento, extraordinaria o, de fondo de reserva.  Esto es; al condómino le interesa saber si lo que aporta para la conservación y mantenimiento, es administrado con eficacia, eficiencia y, sobre todo, con transparencia. Y esta necesidad de tener conocimiento de lo que se hace con su cuota y de la manera en que se resuelve la falta de dinero, es válida, si se toma en cuenta de que el condómino no está del todo dispuesto a aportar recursos extraordinarios para la conservación y mantenimiento de las áreas comunes del Condominio. 

Objetivos del presupuesto de efectivo:

• Identificar los periodos en que habrá mayores o menores entradas y salidas reales de efectivo, por consiguiente, mayor o menor disponibilidad de efectivo.
• Evaluar la habilidad de la administración en las tareas relativas a la cobranza de cuotas de mantenimiento, extraordinarias y de reserva. Considerando que las tareas de cobranza obviamente persiguen entradas de efectivo.
• Evaluar la capacidad de cumplimiento de pago para las obligaciones a corto plazo (pago de pasivos a corto plazo).
• Evaluar la capacidad del Administrador para maximizar el rendimiento de las cuotas condominales frente a los gastos comunes del Condominio.
• Identificar posibles superávits de efectivo para canalizarlos en mejoras, adaptaciones o gasto en las áreas comunes o bien, destinarlos al incremento del Fondo de Reserva[3].
• Identificar posibles déficits de efectivo, a fin de tomar la decisión de recurrir a solicitar a los condóminos la aportación de cuotas extraordinarias para cubrir gastos comunes.
• Medir la capacidad de liquidez y de respuesta inmediata del Condominio, para atender eventos imprevistos ocasionados por la mano del hombre o naturaleza (accidentes o desastres naturales).

Estructura del presupuesto de efectivo:

El presupuesto de efectivo, según las necesidades de información de los órganos que toman dediciones para la adecuada marcha financiera de la entidad; puede elaborarse sea mensual, bimestral, trimestral, semestral o anualmente. Su estructura general es la siguiente:

I. Saldo inicial de efectivo (en caja y bancos, cuentas corrientes).

Más:

II. Las entradas de efectivo que se estimarán efectivamente cobradas y que provienen de:

a. Los ingresos ordinarios:

•  Cuotas de mantenimiento ordinario.
•  Recuperación de cuotas ordinarias vencidas.

b. Los ingresos extraordinarios: (ver tema El Condominio y su presupuesto de ingresos en: https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/el-                condominio-y-su-presupuesto-de-ingresos).

c. Cuotas para el Fondo de Reserva.

d. Recuperación de cuotas extraordinarias o de reserva vencidas.

Menos:

III. Las salidas de efectivo, que se estimarán efectivamente pagadas, tales como:

a. Pago de nómina (neta).

b. Impuestos federales y locales.

c. Proveedores, por las provisiones de gastos o servicios devengados en el mes inmediato anterior.

d. Servicios generales, por los gastos realizados dentro del mes actual.

e. Conservación y mantenimiento preventivo (menor), por los gastos realizados dentro del mes actual.

f. Conservación y mantenimiento correctivo (mayor), por los gastos realizados dentro del mes actual.

h. Préstamos a funcionarios y empleados.

i. Inversiones en activos, cuando así se estime conveniente de registrar en la contabilidad.

Igual a:

IV. Saldo final de efectivo en caja y bancos, cuentas corrientes (superávits o déficits de efectivo).

Recomendaciones de control interno:

• El presupuesto de efectivo debe elaborarse por el Administrador, después de haber sido autorizados los presupuestos de ingresos y egresos, por la Asamblea de condóminos.
• Dentro de los diez primeros días de cada mes calendario, el Administrador debe realizar un reporte al Comité de Vigilancia, del avance presupuestal de efectivo, comparándolo contra lo realmente ingresado y erogado.
• El Comité de Vigilancia, con la información proporcionada por la administración, detectará las desviaciones presupuestarias de efectivo, evaluará el desempeño del Administrador y, tomará las decisiones pertinentes para llegar a los objetivos deseados.

[1] https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/el-condominio-y-su-presupuesto-de-ingresos

[2] https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/el-condominio-y-su-presupuesto-de-egresos

[3] https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/el-condominio-y-su-fondo-de-reserva-tratamiento-administrativo-y-contable