El Condominio y su presupuesto de egresos

C.P. y Lic. Eduardo Castañón Suárez

C.P. Mario Alberto Ramos Bahena

Por definición general, el presupuesto de egresos es un plan financiero a través del cual se estiman las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que serán fuente de salidas de recursos para un ente público, privado o social, dentro de un periodo de tiempo determinado. A esta fuente de salidas de recursos monetarios, en el presupuesto de egresos comúnmente se les conocen como gastos.

Al igual que los ingresos, los gastos pueden identificarse en:

• Gastos reales, que son aquellos que financieramente se realizan. Esto es, que se pagan en efectivo, transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito, cheque bancario; por un servicio o adquisición de un bien de consumo.
• Gastos virtuales, son aquellos que no implican una salida de efectivo, pero que se generan con motivo de las operaciones de una entidad y, por ende, inciden en el resultado financiero. Ejemplo de estos gastos los encontramos en las depreciaciones y amortizaciones de los activos no circulantes.

Para su elaboración, el presupuesto de egresos, también requiere de la aplicación de los principios presupuestales[1], y en especial, de los principios: “de la contabilidad” y “de la oportunidad”.

Bajo la perspectiva del principio de la contabilidad; para que un presupuesto de egresos sea eficaz, se requiere que el control interno contable (específicamente el catálogo de cuentas contables) sea homogéneo con el catálogo de partidas presupuestales. Esto es, que la estructura contable relativa a los egresos, sea igual a la estructura presupuestal del rubro que agrupa a determinada familia de gastos; de manera que, las transacciones, transformaciones internas y otros eventos registrados en la contabilidad, correspondan a las partidas estimadas en el presupuesto de egresos, a fin de identificar e interpretar adecuadamente las desviaciones presupuestales y estar en condiciones de tomar decisiones correctivas pertinentes. 

 Por su parte, el principio de la oportunidad, es sustancialmente importante para que el presupuesto de egresos quede elaborado y autorizado antes del inicio del periodo de tiempo en el que será aplicado. De igual manera, la evaluación del avance presupuestal de los egresos, debe presentarse oportunamente a través de reportes e informes que faciliten la interpretación de las desviaciones para tomar decisiones correctivas al respecto.

Independientemente de los principios presupuestales que deben aplicarse en la elaboración de un presupuesto; el presupuesto de egresos de un Condominio,  como un plan financiero cuyo fin es la adecuada gestoría de los recursos monetarios para la conservación y mantenimiento de las áreas comunes, no debe calcularse bajo la simple fórmula que consiste en actualizar el gasto histórico con la aplicación de un factor inflacionario, ya que, emplear este método no es recomendable si se quiere atender con precisión las necesidades reales de conservación y mantenimiento de las áreas comunes.  Lo recomendable y viablemente sano, es que tanto el Administrador y el Comité de Vigilancia del Condominio, previo a la elaboración del presupuesto de egresos, deban diagnosticar las condiciones físicas y de funcionabilidad de las áreas comunes, a fin de resolver sobre la aplicación de un simple mantenimiento preventivo (menor) o de un mantenimiento correctivo (mayor).

Una vez efectuado el diagnóstico y priorizadas las necesidades de conservación y mantenimiento de las áreas comunes, solo hasta entonces y ya con la base previa de un gasto histórico, resulta más práctico y eficiente la canalización adecuada de recursos económicos a las labores de mantenimiento, en virtud de que el presupuesto de egresos asignará recursos con base en necesidades reales y no simplemente con base en registros estadísticos y contables.

Ahora bien, la evaluación previa de las condiciones físicas y de funcionabilidad de las áreas comunes, ayuda a los directivos del Condominio a decidir sobre la conveniencia de proponer a la asamblea, el aumento o no, de las cuotas de mantenimiento ordinarias o; solicitar a la misma, la autorización para la aplicación de una cuota extraordinaria de mantenimiento o; en el mejor de los casos, apoyarse en el Fondo de Reserva siempre que se tenga a disposición.

Otro factor a tomar en cuenta para la  minuciosa estructuración del presupuesto de egresos del Condominio, lo constituye el tamaño del complejo condominal; ya que no es lo mismo atender la conservación y mantenimiento de un Condominio de diez unidades privativas y su área de estacionamiento; que un régimen condominal que cuenta con cien unidades privativas,  estacionamiento, albercas, jardines, salón para eventos, sala de boliche, snack-bar, oficinas administrativas, Spa, cancha de tenis, área de juegos para niños, etc.

Así las cosas, un Condominio de diez unidades privativas y sus unidades de estacionamiento, no requiere más que de su Administrador y un ayudante general para atender las tareas básicas de conservación y mantenimiento de las áreas comunes, como lo pueden ser: la limpieza, cambio de bombillas eléctricas, detalles de pintura; tareas menores. En cambio, un complejo condominal de cien unidades privativas y diversas áreas comunes, requiere básicamente de una numerosa plantilla de personal de limpieza, jardineros, alberqueros, personal con habilidades en tareas de electricidad, plomería, refrigeración, albañilería, tablaroca, etc.; esto, independientemente del personal administrativo y de vigilancia involucrada en las tareas de administración condominal.

Por otro lado, la labor de conservación y mantenimiento, debe estar sujeta a un cronograma de actividades en el cual se detallarán: 1) las tareas a realizar, 2) el tiempo en hacerlas y, 3) mano de obra y los materiales-suministros que se emplearán.  Es por lo tanto el cronograma de actividades, el punto medular para medir el costo de mantenimiento de las áreas comunes, costo que se medirá con base en necesidades reales de mantenimiento y no de meros números sustraídos de la contabilidad.

Finalmente, no debemos dejar de lado, que conforme al principio presupuestal de la flexibilidad, una vez puesta en marcha la aplicación del presupuesto de egresos, puede suceder que determinadas partidas de gastos estén excedidas en asignación de recursos monetarios y otras partidas tengan insuficiencia presupuestal; cuando esto suceda, lo correcto es acudir al método de “adecuaciones presupuestarias”[2] sin alterar los techos financieros asignados a cada rubro del gasto. 

Visto lo anterior, en la práctica de la administración condominal, cinco son los rubros de gastos que forman parte de la estructura del presupuesto de egresos de un Condominio:

1. Servicios generales. En este rubro se agrupan todas aquellas partidas de gastos relacionados con la demanda de servicios públicos, privados y de gestión interna; tales como: energía eléctrica, agua potable, suministro de gas L.P., seguridad y vigilancia, telefonía, internet, jurídicos, notariales, contables, asamblea de condóminos, administración del Condominio, etc.
2. Servicios de personal. En el que se agrupan las partidas del gasto relacionadas con sueldos y salarios, aportaciones de seguridad social (IMSS, INFONAVIT, Retiro, Cesantía y Vejez) impuestos locales sobre nóminas.
3. Conservación y mantenimiento preventivo (menor). En el que quedan comprendidas todas aquellas actividades de conservación y mantenimiento rutinarias que tienen como finalidad prolongar la vida útil de los bienes muebles e inmuebles comunes; tales como: albercas, jardines, elevadores, baños, escaleras y pasillos, fachadas, cercas, puentes, equipo de bombeo, cisternas, equipo contra incendios, muebles y equipo de oficina, plantas de energía eléctrica, etc.
4. Conservación y mantenimiento correctivo (mayor). En el que quedan comprendidas todas aquellas actividades de conservación y mantenimiento, que requieren de sustitución, adaptaciones o mejoras de los bienes muebles e inmuebles comunes[3]; como lo son: sustitución de equipos de bombeo, colocación de pisos, pintura del edificio, cambio de palapas, impermeabilización de techos, construcción de muros, cambio de plafones, nuevas instalaciones eléctricas, sustitución de elevadores o de sus componentes de tracción, etc.
5. Otros. En el que quedan comprendidos aquellas partidas de gastos distintos a los rubros anteriores y que son complementos de las tareas de conservación y mantenimiento.

Nota importante: La naturaleza jurídica del Condominio, es diferente a la naturaleza jurídica de su administrador sea éste persona física o moral. Por lo tanto y especialmente, cuando estamos frente a una persona moral administradora del Condominio (asociación civil), la contabilidad y patrimonio de ésta, no son compatibles ni lo mismo para el Condominio; esto es, por ningún motivo la asociación civil administrador, debe registrar en sus libros contables los derechos y obligaciones del régimen condominal como si fueran propios. Entonces, bajo este razonamiento, el presupuesto de egresos del Condominio debe ser distinto al presupuesto de egresos de la asociación civil administradora.

Recomendaciones de control interno:

1)  El presupuesto de egresos debe elaborarse conjuntamente entre el Administrador y el Comité de Vigilancia;

2) El presupuesto de egresos debe quedar aprobado por Asamblea general ordinaria de condóminos a más tardar el 31 de diciembre de cada año.

3) El catálogo de cuentas contables para el control de los gastos del Condominio, debe ser homogéneo al catálogo de partidas presupuestales              para los gastos del mismo.

4)  Dentro de los diez primeros días de cada mes calendario, se debe realizar un reporte del avance presupuestal a fin de detectar las desviaciones            presupuestarias y tomar las decisiones correctivas pertinentes.

5)  El presupuesto de egresos como parte de su elaboración, debe considerar los efectos inflacionarios en el precio de los bienes y servicios que se         demandarán.

6)  En caso de que durante la aplicación del presupuesto existieran desviaciones y sea necesario realizar adecuaciones presupuestarias (Principio de la flexibilidad), éstas, deberán estar debidamente autorizadas por el Comité de Vigilancia y ratificadas por la Asamblea general ordinaria de          condóminos.

[1] Ver tema en: https://www.iusabaco.com/blogiusa/1408400_el-condominio-y-su-presupuesto-de-ingresos

[2] Traspaso de recursos monetarios entre determinadas partidas del gasto que pertenecen a un mismo rubro, a fin de cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos fijados por la administración.

[3] Véase el tema: https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/registro-contable-de-bienes-comunes-condominales