El Condominio y su Administrador

C.P. y Lic. Eduardo Castañón Suárez

Lic. y Mtro. Pablo Ricardo Andalón Sotelo

Dentro de cualquier organización de naturaleza lucrativa o no lucrativa, no basta que el líder posea la cualidad de mando para guiar a una persona o grupo de personas hacia la consumación de una meta o un objetivo determinado.

El líder de cualquier organización, debe contar con los siguientes atributos: ser capaz de tomar decisiones, asumir responsabilidades, prevenir y anticiparse a los acontecimientos, conocimiento y dominio de las técnicas requeridas para alcanzar los objetivos, estabilidad emocional, dinamismo, sociabilidad, criterio de equidad y justicia, capacidad de confianza en sus subalternos, incitar al trabajo en equipo y ser parte del trabajo en equipo. La cualidad de mando sin la combinación de los atributos anteriores, no sería más que la capacidad de asumir el roll de jefe dentro de la estructura orgánica de un ente económico o social; el liderazgo, combinado con estos atributos, va más allá de esa visión cuadrada y formal del jefe.

El Administrador de un Condominio, como líder, no solo conduce a un grupo de colaboradores para alcanzar los objetivos trazados por la Asamblea General de Condóminos por cuanto a la conservación y mantenimiento del inmueble en el que habitan; sino que también, debe velar por el interés colectivo que buscan satisfacer los propietarios como son la convivencia en paz, armonía y respeto entre los miembros de la comunidad condominal. Subordinarse el Administrador a los intereses personales de uno o un grupo reducido de condóminos, es sin duda el peor de los errores dentro de su gestión.

Desde luego que entendemos que el desempeño del papel de Administrador de un Condominio, no es tarea fácil debido a que, en la práctica, cada condómino asume el rol de jefe y, responder y atender a tantos jefes según sea el número de propiedades exclusivas, requiere que el Administrador, cuente con verdaderos nervios de acero, altas dosis de paciencia y una habilidad negociadora extraordinaria.

Pero independientemente del manejo de su inteligencia emocional,  la función administrativa de un Administrador, se puede volver tormentosa cuando tiene enfrente a un Comité de Vigilancia invasivo que interviene directamente en la ejecución de sus  obligaciones y en el peor de los casos,  tomando decisiones administrativas y ejecutivas que le competen única y exclusivamente al  Administrador.

Dicho de otra manera, un Comité de Vigilancia se torna invasivo cuando asume el control administrativo y operativo del Condominio, convirtiendo al Administrador en un simple subordinado que solo hace lo que se le ordena. Por citar ejemplos: 1) En ocasiones el Administrador pretende ejercer sus facultades reglamentarias y el Comité de Vigilancia se encarga de apaciguarlo ordenándole que aplique las sanciones que ese cuerpo colegiado considera pertinentes; 2) Llega a suceder que el Comité de Vigilancia decide directamente sobre la contratación de empleados para las áreas de administración y mantenimiento en lugar de que lo haga el Administrador; 3) El Comité de Vigilancia asume roles que no le corresponden y  negocia directamente asuntos jurídicos o contractuales, sobrepasando con esta actitud  las facultades del Administrador para tratar asuntos de pleitos y cobranzas; 4) Y tal vez la actitud más entrometida de todas se da cuando el Comité de Vigilancia se convierte en jefe directo del área de mantenimiento y conservación, haciendo a un lado la autoridad jerárquica del Administrador y decidiendo qué, cómo y cuándo se resuelven los problemas habituales de las áreas comunes.

Lo cierto es de que jurídicamente hablando; la Ley, el Reglamento del Condominio, el Acta Constitutiva y la Asamblea General de Condóminos; dotan al Administrador de facultades esenciales y suficientes para el desempeño de su encargo y que, la intromisión del Comité de Vigilancia en las tareas del Administrador, solo responde a una mera necesidad de poder y control que los miembros de ese cuerpo colegiado desean experimentar con el animo de dejar en claro la frase: “el jefe soy yo”.

Dejando atrás lo anterior, a continuación veamos las reglas generales concernientes a la designación del Administrador de un Condominio:

1. La relación del Administrador con el Condominio, tiene su origen en la Asamblea General de Condóminos, ya que es facultad exclusiva de este órgano superior; nombrar, remover o ratificar libremente al Administrador.
2. El cargo de Administrador puede recaer en un condómino, quien para desempeñarse como tal, deberá estar al corriente en el pago de sus cuotas de administración y mantenimiento; de reserva y extraordinarias.
3. El cargo de Administrador a elección de la Asamblea, puede recaer en personas ajenas al Condominio sea esta una persona física o moral, siempre que tengan experiencia en la administración de regímenes condominales. De contratarse servicios especializados de administración, la Asamblea facultará mediante poder notarial al presidente del Comité de Vigilancia o persona en especial, para que a su nombre, celebre el contrato de prestación de servicios profesionales y en su caso, de por terminada la relación contractual, cuando así lo acuerde la Asamblea. Por lo general este tipo de contrato tiene vigencia de un año, pero en el Reglamento del Condominio puede estipularse un tiempo mayor. Si se optara por una persona física para los servicios de administración, debe tenerse especial cuidado en establecer las condiciones de los servicios requeridos considerando de no caer en los supuestos de la relación laboral como son: subordinación, remuneración y prestación personal del servicio. Lo ideal en este caso, es la celebración de un contrato por honorarios, en el que se especifiquen las facultades para ejercer el cargo, las condiciones de pago de los honorarios, la forma en que habrán de desempeñarse las funciones de Administrador y lo concerniente al tiempo para desempeñarlas. Si se contrata a una persona moral para la función de Administrador, debe cuidarse de que en el clausulado del contrato de prestación de servicios se especifique de que las personas con las que se auxilia para el desempeño de sus funciones, solo tienen relación laboral con dicha persona moral y no con el Condominio y/o sus representantes legales.
4. Tratándose de un desarrollo condominal nuevo, el primer Administrador será nombrado por quien otorgue la escritura constitutiva del régimen de propiedad en condominio. La continuidad en el cargo de dicho Administrador, será responsabilidad de la Asamblea.
5. Corresponde a la Asamblea, fijar la remuneración u honorarios relativos al Administrador. Si se tratará de que el Administrador fuera un condómino, la Asamblea decidirá sobre el derecho a percibir una remuneración sin que esta retribución económica deba dar nacimiento a una relación laboral.
6. La Asamblea resolverá sobre la clase y monto de la garantía que deba otorgar el Administrador respecto de su desempeño y manejo de fondos condóminales.
7. Una vez nombrado al Administrador por la Asamblea, en el mismo acto se deberán consignar las facultades de aquel, además de que éstas, se otorgarán ante Notario Público e inscribirse ante el Registro Público de la Propiedad para que produzcan sus efectos contra terceros.
8. Cuando la Asamblea designe a un nuevo Administrador, deberá levantarse un acta de entrega-recepción entre el Administrador saliente y el entrante, a fin de que se haga constar en dicho documento el estado que guardan los valores, bienes, asuntos en trámite, litigios, obligaciones fiscales, etc., del Condominio. El Reglamento del Condominio deberá prever el plazo de realización de este acto o falta de ello, fijarlo la Asamblea.
9. A la falta definitiva del Administrador, el Comité de Vigilancia a través de su presidente, deberá convocar a Asamblea General Ordinaria de Condóminos para que éste órgano superior nombre al nuevo Administrador.
10. En el Reglamento del Condominio, podrán fijarse los motivos o condiciones legales para remover al Administrador.

Corresponde al Administrador del Condominio, lo siguiente:

1. Llevar el libro de Actas de Asamblea.
2. Llevar la representación legal del Condominio.
3. Cuidar y vigilar los bienes comunes del Condominio.
4. Promover la integración, organización y desarrollo de la cultura condominal.
5. Dar mantenimiento y conservación a las áreas comunes.
6. Llevar los libros de contabilidad y toda la documentación relacionada con el Condominio.
7. Poner a disposición de los condóminos la información contable, para su consulta.
8. Ejecutar las obras que se consideren necesarias para la conservación y mantenimiento general del Condominio, siempre que se trate de áreas comunes.
9. Expedir recibos por cualquier pago que reciba.
10. Ejecutar los acuerdos de Asamblea.
11. Contratar al personal administrativo y operativo para las tareas de administración y mantenimiento del Condominio.
12. Cobrar las cuotas de administración y mantenimiento, de reserva y extraordinarias; a los condóminos.
13. Dictar las medidas que considere pertinentes para el buen desarrollo de la vida condominal e imponer las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento.
14. Llevar un inventario de los bienes comunes del Condominio.
15. Presentar a la Asamblea General de Condóminos, un informe anual de sus actividades y del estado de cuenta que guarda el Condominio.
16. Convocar a asambleas ordinarias o extraordinarias.
17. Proporcionar al Comité de Vigilancia, la información que le sea requerida a fin de que este cuerpo colegiado cumpla con las funciones que le fueron asignadas.
18. Reunirse con el Comité de Vigilancia en las fechas que fije el Reglamento del Condominio, a fin de aclarar las observaciones que este cuerpo colegiado le formule y dar un informe del estado de cuenta que guarda el Condominio.
19. Contratar el servicio de energía eléctrica y otros necesarios para el adecuado funcionamiento de las áreas e instalaciones 
20. Tener facultades para pleitos, cobranzas y actos de administración de los bienes comunes del Condominio, incluyendo aquéllas que requieran cláusula especial conforme a la Ley y cláusula en materia laboral.
21. Contratar los servicios profesionales para la realización de determinados asuntos.
22. Cumplir con las obligaciones fiscales que le sean aplicables al Condominio.
23. Iniciar previa autorización de la Asamblea General, los procedimientos administrativos o judiciales que procedan contra los condóminos que incumplan con sus obligaciones o infrinjan las disposiciones reglamentarias.
24. Otorgar poderes especiales en los términos que fije el Reglamento del Condominio.
25. Las demás facultades y obligaciones que fije la Ley, el Reglamento del Condominio o la Escritura Constitutiva.

Fuentes consultadas:

• Ley de Propiedad en Condominio del Estado de Guerrero, No. 557.

• Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles del Estado de Quintana Roo.

• Ley del Régimen de Propiedad y Condominio para el Estado de Jalisco.

• https://seguridadpublica.es/2009/04/22/el-mando-concepto-cualidades-rasgos-integridad-competencia-energia-autoridad-confianza-en-si-mismo-iniciativa-decision-%E2%80%A6-reglas-basicas-para-el-ejercicio-del-mando-actividades-mas/