El Condominio y su Fondo de Reserva. Tratamiento administrativo y contable

C.P. y Lic. Eduardo Castañón Suárez

C.P.C. Mario Alberto Ramos Bahena

Adquirir un bien inmueble en calidad de único propietario, no es lo mismo cuando se adquiere en copropiedad. En el primer caso, el único propietario decide libremente sobre la cosa adquirida; en el segundo, la copropiedad implica la convergencia de voluntades de dos o más condueños sobre el uso y disfrute de la cosa, como sucede cuando se trata de las áreas comunes de un edificio en condominio.

Referente a los bienes muebles e inmuebles como los enseres, mobiliario, maquinaria, el automóvil, la casa, etcétera; éstos requieren durante el transcurso del tiempo de cuidados y medidas correctivas que extiendan su utilidad o su plusvalía, pues un bien sin el adecuado mantenimiento preventivo o correctivo, va perdiendo paulatinamente no en todo caso su valor económico sino, su funcionabilidad. Tal es el caso de los bienes muebles e inmuebles comunes que coexisten dentro de un régimen condominal.

Recogiendo las últimas líneas del párrafo anterior, respecto de los bienes muebles e inmuebles comunes de un régimen de propiedad en condominio, las leyes condominales no solo prevén el mantenimiento ordinario de las áreas comunes a través de una aportación económica por parte de los copropietarios; sino que, dichos ordenamientos jurídicos atendiendo a los conceptos de durabilidad y funcionabilidad de ciertos bienes muebles comunes e incluso de hacer mejoras o agregar nuevas instalaciones, prevén la aportación de cuotas económicas por parte de los copropietarios para constituir un “Fondo de Reserva”, que en términos prácticos no es más que la disposición de que los copropietarios de un bien inmueble en condominio, destinen parte de sus aportaciones económicas al ahorro, con la finalidad de que con dicho ahorro afronten imprevistos que pongan en riesgo la funcionabilidad e integridad de la propiedad común o se hagan de medios para mejor proveer a la sustentabilidad de las áreas comunes para que no se  decremente la plusvalía del régimen condominal en su conjunto.

Al respecto, las leyes condominales de los estados de Guerrero y de la Ciudad de México; coinciden en que el Fondo de Reserva, debe estar destinado a cubrir la adquisición de herramientas, maquinarias, equipos, obras de mantenimiento y reparaciones mayores. Esto es, que la finalidad de este fondo está destinado prácticamente al gasto de inversión[1], que coadyuve a la conservación sostenida en el transcurso del tiempo, del inmueble erigido en propiedad condominal.

Ahora bien, por cuanto al importe de la cuota que habrá de destinarse para la creación del Fondo de Reserva, en especial, la Ley condominal del Estado de Guerrero, menciona que la cuota para este tipo de fondo, se establecerá en proporción al valor actual de cada unidad de propiedad exclusiva; mientras que, el resto de los ordenamientos jurídicos estatales señalan que la cuota para la constitución del Fondo de Reserva, se aplicará en proporción al porcentaje de indiviso que represente cada unidad privativa.

Lo cierto es de que, en la práctica, en la mayor parte de los condominios que hemos atendido, la comunidad condominal se ocupa más en establecer la cuota de administración y mantenimiento y ante imprevistos recurrir a la cuota de gasto extraordinario, que ser previsores de la restitución futura de la maquinaria y equipo o remodelación de la copropiedad común que sin duda alguna se deterioran o se volverán obsoletos al trascurrir determinado tiempo. He aquí la importancia de la creación del Fondo de Reserva y razón por la cual algunos reglamentos de condominio, contemplan su constitución y continuo incremento anual o en su caso, la reposición inmediata de haber dispuesto de los recursos del mismo.

Finalmente, aportar para la constitución del Fondo de Reserva, no perjudica a nadie sino todo lo contrario, ya que esa “pequeña caja fuerte” les da tranquilidad a los condóminos de tener los medios económicos necesarios tanto para salvaguardar su patrimonio personal como el colectivo frente a cualquier contingencia artificial o natural.

Visto lo anterior a continuación pasaremos a realizar propuestas sobre el tratamiento administrativo y contable del Fondo de Reserva.

Tratamiento administrativo del Fondo de Reserva

• Se recomienda que en cada ejercicio presupuestal se realicen aportaciones al Fondo.
• La cuota a establecer de conformidad con la Ley de cada Entidad Federativa y el Reglamento del Condominio, podrá calcularse en proporción al indiviso o en proporción al valor actual de la unidad exclusiva.
• En el Reglamento del Condominio, podrá fijarse el monto de la cuota a aportar, el periodo de aportación y la condición de que ésta sea obligatoria cada año. A falta de estipulación en el Reglamento, estas disposiciones podrán fijarse por la Asamblea.
• En el Reglamento del Condominio podrán establecerse penas convencionales en caso de no pagar la cuota aprobada por la asamblea. A falta de estipulación en el Reglamento, esta disposición podrá fijarse por la Asamblea.
• La propuesta de la cuota, periodo de pago y penas convencionales; siempre deberán constar en acta de Asamblea General de Condóminos, la cual deberá protocolizarse ante Notario Público e inscribirse en el Registro Público de la Propiedad.
• La Asamblea podrá autorizar al Administrador del Condominio para hacer uso de los recursos del Fondo, previa aprobación del Comité de Vigilancia y en los casos que aquella establezca. Aunado a lo anterior, para la liberación de recursos del fondo, el Administrador deberá presentar al Comité de vigilancia, el proyecto del gasto, remodelación o construcción del bien o área común. La información presentada para su ratificación y autorización por la Asamblea, deberá contener la firma del presidente del Comité de Vigilancia.
• Se podrá establecer en Asamblea, que los rendimientos bancarios por inversiones de cualquier fondo; los ingresos obtenidos por arrendamiento de áreas comunes; así como, los recursos sobrantes por ahorros presupuestales; se destinen al incremento del Fondo, previa aprobación de los estados financieros por parte de la Asamblea.
• En los estados financieros del Condominio, deberá revelarse adecuadamente la integración del Fondo en razón de lo efectivamente cobrado y lo pendiente de cobro.
• Si se dispuso del dinero del Fondo, una vez aprobada su aplicación, la Asamblea deberá ordenar la reposición del valor de los recursos tomados.
• Los recursos del Fondo, siempre deberán depositarse en cuentas de inversiones para que generen rendimientos.
• Debe establecerse que los recursos del Fondo tendrán la calidad de capital restringido y que solo se disponga de él, bajo las circunstancias que establezca la Asamblea de condóminos.
• Podrá establecerse que los recursos del Fondo, solo se destinarán para la adquisición de maquinaria y equipo que son parte integrante del inmueble en condominio, tanques estacionarios, plantas de emergencia, sistema de bombeo de albercas, cisternas, mobiliario de albercas y cocinas, sistemas de calefacción, sistemas contra incendios, remodelación de inmuebles comunes, remozamiento de fachadas de edificios, construcción de nuevos inmuebles comunes y todos aquellos bienes muebles que por su naturaleza se tengan que integrar a los construcciones o edificios.

De conformidad con las Normas de Información Financiera, toda entidad que emita estados financieros deberá ajustarse a los términos contenidos en los Postulados básicos a que se refiere la NIF A-1, así como a los términos contenidos en la NIF A-3, Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros.

Partiendo de esta condicionante, el tratamiento contable del Fondo de Reserva, debe por principio de cuentas, atender a la Sustancia Económica, antes que a la forma jurídica o al intento de aplicar el registro contable desde el punto de vista fiscal. Por lo que una vez atendido cada uno de los demás postulados que acompañan a la Sustancia Económica, las revelaciones sobre las políticas contables, entorno y viabilidad como negocio en marcha, sirven al usuario para otorgarle confianza y entender la información financiera que genera el negocio como un conjunto integrado de actividades económicas y recursos., por esta razón, a la hora de presentar los estados financieros a la Asamblea, al Comité de Vigilancia y al Administrador; la información relativa al Fondo de Reserva, debe ser lo suficientemente clara de manera que permita identificar la parte del Fondo que ha sigo pagada por los condóminos y la parte que aun se encuentra en cobranza, de manera que, la toma de decisiones verse sobre el flujo real de efectivo y no sobre supuestos de futura recuperación de cartera vencida.

Tratamiento contable del Fondo de Reserva

• Es una cuenta de capital acreedora.
• Para mayor revelación en los estados financieros, su presentación en el balance debe identificar el Fondo pagado y el Fondo no pagado.

FONDO DE RESERVA                                 $________

        Fondo no pagado   $________

        Fondo pagado         $________

• Su saldo global representa el importe de los recursos con los que podrá contar el Condominio para hacer frente a imprevistos y reposición de bienes muebles e inmuebles.

Se abona:

1. Por el importe total autorizado por la Asamblea para constituirlo.
2. Por las reposiciones autorizadas por la Asamblea, cuando se ha hecho uso de los recursos y por la recuperación de cartera.
3. Por el incremento autorizado por la Asamblea con motivo de la capitalización de rendimientos bancarios e ingresos por arrendamiento de áreas comunes, venta de activos fijos o de material reciclaje, recuperación de primas de seguros, donativos recibidos; con cargo al remanente del ejercicio actual o anteriores.
4. Por los incrementos autorizados por la Asamblea con motivo de la capitalización de recursos provenientes de ahorros presupuestales, con cargo al remanente del ejercicio actual o anteriores.
5. Por el incremento autorizado por la Asamblea con motivo de la capitalización del remanente actual o de ejercicios anteriores.
6. Por el incremento autorizado por la Asamblea, con motivo de superávits de efectivo.

Se carga:

1. Por la disposición del Fondo para la adquisición de maquinaria y equipo de las áreas comunes, herramientas, obras, mantenimiento mayor.[2]
2. Por la recuperación de las cuentas por cobrar relativas al Fondo.

[1] El gasto de inversión, en este caso, sería aquel destinado a la construcción de infraestructura y adquisición de bienes de larga duración, necesarios para el funcionamiento de los servicios que brindan las áreas comunes.

[2] Véase en www.iusabaco.com, el tema: https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/registro-contable-de-bienes-comunes-condominales