El Condominio y la cuota extraordinaria. Tratamiento administrativo y contable

Publicado el 28 de junio de 2023, 14:01

C.P. y Lic. Eduardo Castañón Suárez

C.P.C. Mario Alberto Ramos Bahena

 

En el Régimen Condominal, hay dos casos en los que los condóminos están obligados a realizar aportaciones económicas: 

  • Para sufragar el gasto corriente[1] derivado de la administración y conservación de la propiedad común y;
  • Para sustituir o adquirir maquinara y equipo, realizar obras o reparaciones mayores, hacerse de enseres y diversas herramientas para mejor atender las necesidades de mantenimiento de las áreas sujetas a la copropiedad.

En el primer caso, la administración presenta a la Asamblea de condóminos, una propuesta de presupuesto de ingresos y egresos. El presupuesto de ingresos literalmente propone el importe de las cuotas de administración y mantenimiento que deberán aportar los condóminos con base en su indiviso y además de sumar las partidas de ingresos distintas a éstas, como pueden ser los rendimientos bancarios por inversiones, arrendamiento de áreas comunes y otros conceptos. El presupuesto de egresos se integra por todas aquellas partidas destinadas al pago de empleados, servicios de limpieza, seguridad, mantenimiento, reparación menor de la maquinaria y equipo de uso común, suministros de alberca, pagos de contribuciones locales o federales, sueldo del administrador, gastos de asamblea, servicios públicos generales, etcétera.

Ahora bien, es de suponerse que el presupuesto de ingresos basado única y exclusivamente en la aportación de las cuotas de mantenimiento ordinarias, debe ser suficiente para atender todas las necesidades de administración y conservación de la propiedad común, por lo que, el dinero recaudado está destinado exclusivamente para esos gastos y no otro tipo de conceptos como lo pueden ser la adquisición de activos, una obra o mantenimiento mayor.

En el segundo caso, consiste prácticamente en las aportaciones económicas para integrar un Fondo de Reserva[2] con el cual se puedan hacer inversiones cuantiosas en activos e infraestructura, para atender contingencias operativas en cualquier momento; esto es, tener a la mano dinero disponible para afrontar emergencias de operatividad o cuidado del patrimonio común sin necesidad de tomar recursos del fondo de administración y mantenimiento o pedir aportaciones extraordinarias.

 

¿Y cuándo no alcanza el fondo de mantenimiento para cubrir gasto corriente; ni el de reserva para la adquisición de activos, realizar obras o mantenimiento mayor; qué hacemos?

 

Respondiendo a esta pregunta, las leyes condominales del Estado de Guerrero y de la Ciudad de México, definen con mayor claridad que cuando el fondo de administración y mantenimiento no sea suficiente para cubrir un gasto imprevisto o en su caso, el de reserva no alcance para adquirir activos, realizar obras o mantenimiento mayor; se podrá pedir a los condóminos una aportación extra que comúnmente se conoce como “cuota para gasto extraordinario”, la cual está destinada a cubrir  un gasto o inversión en específico, que no sea recurrente y desde luego de naturaleza imprevista.

La “cuota para gasto extraordinario” en la práctica no debería de existir, puesto que para esos desembolsos imprevistos debemos echar mano al Fondo de Reserva; sin embargo, las leyes en la materia, la contemplan en razón de que no hay dinero que alcance ya que cualquier problema operativo o que afecte a la propiedad común, ya sea surgido por la intervención del hombre o derivado de la naturaleza, puede ser superior a los recursos del Fondo de Reserva o al de administración y mantenimiento.

Finalmente, el que, en diversas leyes condominales de la República Mexicana, no se trate en específico a “la cuota para gasto extraordinario”; esto no significa que, en los reglamentos condominales, no se deban incluir disposiciones para establecer dicha cuota sino todo lo contrario, el Reglamento condominal puede contener la disposición de recurrir a la aportación de cuota para gasto extraordinario en el entendido de que si la ley no la contempla, el Reglamento corrige la falta de disposición al respecto. No hay que olvidar que, en el Régimen Condominal, el Reglamento del Condominio, deviene de un acuerdo de voluntades con motivo de la constitución del régimen de propiedad en condominio.

Visto lo anterior a continuación pasaremos a realizar propuestas sobre el tratamiento administrativo y contable de la cuota para gasto extraordinario.

 

Tratamiento administrativo para la cuota de gasto extraordinario

  • Se podrá fijar la cuota en Asamblea ordinaria o extraordinaria, por lo que debe tratarse el punto en la orden del día.
  • La cuota solo se establecerá en caso de que el Fondo de administración y mantenimiento no sea suficiente para cubrir un gasto imprevisto o, el Fondo de Reserva no alcance para adquirir activos, realizar obras o mantenimiento mayor.
  • La Asamblea acordará el periodo en que deberá de pagarse en una sola exhibición íntegramente la cuota; o bien, podrá fijar el pago en parcialidades según la urgencia de cobertura del gasto u obra mayor.
  • El importe de la cuota se establecerá distribuyendo conforme al proindiviso (propiedad común) el importe del gasto entre todas las unidades de propiedad exclusiva.
  • La discusión y aprobación de la cuota deberá sustentarse en el proyecto o gasto a realizar, considerando del mismo, tiempo de ejecución y entrega, viabilidad o costo de adquisición.
  • El Fondo integrado con la cuota, se destinará exclusivamente para el fin que fue creado. Se recomienda que, en la contabilidad para mayor transparencia; se identifiquen en cuentas de resultados deudoras, el avance del proyecto si se trata de obras o el concepto del gasto en caso de mantenimiento mayor o sustitución de activos[3].
  • Se sugiere que mientras el recurso del Fondo para gasto extraordinario no se use, deberá llevarse a inversiones temporales para que genere rendimientos bancarios.
  • La falta de pago de la cuota por parte de los condóminos; podrá ser demandada en la vía ejecutiva civil.
  • En caso de haber sobrantes en efectivo del Fondo para gasto extraordinario, se pondrán a disposición de la Asamblea para que los capitalice al Fondo de Reserva, previa aprobación de los estados financieros.

 

Tratamiento contable para la cuota de gasto extraordinario

  • Es una cuenta de resultados acreedora.
  • Su presentación en el Estado de Actividades, se hará en el rubro de ingresos normales de operación.
  • Su saldo representa el importe total de la cuota para gastos extraordinario recaudada o por recaudar en el ejercicio.
  • Se abona:
  1. Por el importe total del fondo para gasto extraordinario autorizado en Asamblea, si el pago del mismo se hace dentro del ejercicio presupuestal correspondiente.
  2. Por el importe del fondo para gasto extraordinario autorizado en Asamblea que se vaya devengando en cada ejercicio presupuestal; siempre que se hayan programado las exhibiciones en dos o más parcialidades anuales.
  • Se carga:
  1. Para determinar el remanente del ejercicio.

 

[1] Gasto corriente u ordinario. son aquellos indispensables que demanda toda actividad habitual relacionada con el patrimonio y todo bien, mueble o inmueble, para mantenerlo apropiadamente a su uso y aprovechamiento. https://respuestacorta.com.mx/que-son-gastos-ordinarios-y-necesarios/

[2] véase el tema: El Condominio y su Fondo de Reserva. Tratamiento administrativo y contable en https://www.iusabaco.com/temas-de-interes

[3] Ver el tema: https://www.iusabaco.com/temas-de-interes/registro-contable-de-bienes-comunes-condominales

 

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